Odoo-käyttöönotto on investointi yrityksen toiminnan kehittämiseen. Sen kustannukset muodostuvat käyttöönottoprojektista sekä järjestelmän käytöstä, tuesta ja jatkokehityksestä. Investoinnin arvo syntyy siitä, miten järjestelmä tukee yrityksen arkea ja johtamista myös käyttöönoton jälkeen. Tässä artikkelissa käsittelemme projektin kustannustekijöitä lyhyellä ja pitkällä aikavälillä sekä sitä, miten realistinen budjetti, vaiheistus, testaus ja koulutus auttavat saavuttamaan tavoitellut hyödyt. Onnistuminen näkyy henkilöstön yhteisissä toimintatavoissa, luotettavassa päätöstiedossa ja sujuvammassa työssä.
Tuntihinta kertoo vain osan kokonaisuudesta
Toimittajien tunti- ja päivähintojen rinnalla kannattaa vertailla arvioitua työmäärää, toteutuksen sisältöä ja tavoiteltavaa lopputulosta. Edullisen yksikköhinnan hyöty voi jäädä pieneksi, jos toteutus vaatii enemmän työtä tai samoja asioita joudutaan tekemään uudelleen.
Vertailukelpoinen tarjous kertoo, mihin työmääräarvio perustuu, mitä siihen sisältyy ja millaiset oletukset voivat muuttaa arviota. Asiakkaan on hyvä ymmärtää myös oma työpanoksensa: päätökset, lähtötietojen valmistelu, testaus ja henkilöstön perehtyminen tarvitsevat aikaa.
Realistinen arvio luo perustan kestävälle yhteistyölle
Ammattimainen toimittaja arvioi työn yrityksen todellisen tarpeen perusteella ja tuo epävarmuudet näkyviksi. Yhdessä sovitaan toteutuksen sisältö, vastuut, hyväksymiskriteerit ja tapa käsitellä muutoksia.
Tasapainoinen hinnoittelu tukee molempien onnistumista. Asiakas saa toimivan kokonaisuuden ja tavoiteltavaa hyötyä, ja toimittajalla on edellytykset tehdä työ huolellisesti sekä vastata sen laadusta. Läpinäkyvä yhteistyö auttaa pitämään sekä työmäärän että lopputuloksen hallinnassa.
Huomioi koko käytön aikainen kustannus
Käyttöönoton työ on yksi osa investointia. Kokonaisuutta arvioitaessa kannattaa tarkastella myös lisenssejä, palvelin- ja testiympäristöä, lähtötietojen siirtoa, järjestelmäyhteyksiä, käytön tukea, ylläpitoa ja versiopäivityksiä.
Yrityskohtaisista muutoksista kannattaa arvioida sekä toteutus että myöhempi ylläpito. Odoon vakiotoimintojen hyödyntäminen on hyvä lähtökohta: samalla voidaan arvioida, missä yhteinen toimintatapa tuottaa riittävän hyödyn ja missä yrityskohtainen ratkaisu on liiketoiminnan kannalta perusteltu.
Jos kokonaisuuteen kuuluu useita yhtiöitä, arvioon otetaan mukaan yhtiökohtaiset käytännöt, sisäiset tapahtumat ja yhteinen raportointi. Näin budjetti vastaa koko sovittua hanketta.
Mistä investoinnin hyöty syntyy?
Sujuvampi työ ja vapautuva aika
Kun tieto kirjataan kerran ja se kulkee työnkulun mukana, käsin tehtävä siirtely, selvittely ja päällekkäinen työ voivat vähentyä. Valitse seurattavaksi esimerkiksi tilauksen käsittelyaika, laskutusvalmiin työn odotusaika tai raportointiin käytetty työpanos. Suunnittele myös, mihin vapautuva aika käytetään.
Luotettavampi tieto päätösten tueksi
Ajantasainen ja yhtenäisesti käsitelty tieto auttaa arvioimaan esimerkiksi projektien kannattavuutta, varaston tarvetta ja kassatilannetta. Lähtötietojen laatu ja yhteiset kirjauskäytännöt ovat tässä ratkaisevia. Päätösten tueksi tarvittavat tiedot ja niiden oikeellisuuden tarkistus kannattaa määritellä jo hankkeen alussa.
Päällekkäisten järjestelmien kustannusten poistuminen
Kun toimintoja voidaan keskittää, osa erillisten järjestelmien lisensseistä, ylläpidosta ja järjestelmäyhteyksistä voi jäädä pois. Hyöty toteutuu, kun korvaavat työnkulut toimivat, tarvittava historiatieto on saatavilla ja vanhojen palvelujen sopimukset voidaan päättää suunnitellusti.
Testatkaa yhdessä, että sovittu kokonaisuus toimii
Käyttöönotto alkaa määrittelyllä ja yhteisillä työpajoilla, joissa sovitaan tavoitteet, työnkulut ja tuotantoon tarvittavat välttämättömät osa-alueet. Testiympäristössä kokeillaan sovittuja työnkulkuja, ja havaintojen perusteella päivitetään toteutuksen laajuus, työmäärä ja aikataulu yhdessä. Kehitys ja muokkaukset etenevät uuden testauksen kautta vahvistukseen. Tuotantoon siirrytään, kun ensimmäiseen vaiheeseen sovitut välttämättömät osa-alueet toimivat yhdessä ja hyväksymiskriteerit täyttyvät. Asiakas ja toimittaja testaavat myös poikkeustilanteita, kuten osatoimituksen, hinnanmuutoksen ja palautuksen. Koulutus alkaa ennen tuotantoon siirtymistä, ja käyttöä tuetaan sen jälkeen.
Samalla tarkistetaan, että tapahtumat näkyvät oikein raportoinnissa ja että eri rooleissa työskentelevät henkilöt pystyvät hoitamaan tehtävänsä. Yhteiset hyväksymiskriteerit tekevät näkyväksi, milloin toteutus vastaa sovittua.
Henkilöstön käyttötavat muuttavat järjestelmän tuloksiksi
Koulutus yhdistetään henkilöstön omiin työtehtäviin. Käyttäjät harjoittelevat yhteisesti sovitut toimintatavat ja ymmärtävät, miten heidän kirjaamansa tieto auttaa seuraavaa työvaihetta sekä yrityksen johtamista.
Osallistuminen valmisteluun, selkeä perustelu muutokselle ja arjessa saatava tuki auttavat henkilöstöä omaksumaan uuden tavan toimia. Nimetyt vastuuhenkilöt keräävät palautetta ja ratkaisevat käytön aikana esiin tulevia kysymyksiä.
Seuratkaa hyötyä myös käyttöönoton jälkeen
Sopikaa ennen toteutusta muutama konkreettinen tavoite ja kirjatkaa lähtötilanne. Käyttöönoton jälkeen verrataan, ovatko esimerkiksi laskutus nopeutunut, tiedon korjaukset vähentyneet tai raportointiin käytetty aika muuttunut. Samalla sovitaan tarvittavat jatkotoimet.
Näin keskustelu investoinnista yhdistää kustannukset, saavutetun hyödyn ja yhteisen vastuun tuloksista. Revisen näkökulma on rakentaa toimiva kokonaisuus Odoon, talousosaamisen ja yrityksen toimintatapojen ympärille. Tutustu Odoo ERP -ratkaisuun pk-yritykselle.
Keskustellaan Odoo-hankkeenne tavoitteista ja kokonaisuudesta