EPM eli Enterprise Performance Management yhdistää yrityksen tavoitteet, taloudellisen suunnittelun, ennustamisen, seurannan ja päätöksenteon. Se auttaa johtoa vastaamaan kolmeen kysymykseen: missä olemme nyt, mihin olemme menossa ja mitä meidän pitää tehdä seuraavaksi?
Odoo ERP kertoo, mitä liiketoiminnassa on tapahtunut ja tapahtuu: esimerkiksi myynnit, ostot, projektit, toimitukset, työajat ja kirjanpidon tapahtumat. Revise EPM hakee tarvitsemansa tiedot suoraan Odoo-kannasta ja täydentää operatiivista näkymää yhdistämällä toteuman tavoitteisiin, ennusteisiin ja vaihtoehtoisiin tulevaisuuden skenaarioihin. Tietoa ei tarvitse siirtää erilliseen suunnittelujärjestelmään käsin.
Revise yhdistää kokonaisuudessa talousosaamisen, liiketoiminnan johtamisen, Odoo ERP:n ja Revise EPM:n. Tavoitteena ei ole rakentaa uutta raportointikerrosta raportoinnin vuoksi, vaan tehdä yhteisestä tiedosta päätöksenteon väline.
Mitä ongelmaa EPM ratkaisee?
Monessa kasvavassa yrityksessä budjetti laaditaan kerran vuodessa, toteumaa seurataan talousraporteista ja ennusteita päivitetään erillisissä taulukoissa. Jokainen osa voi toimia erikseen, mutta yhteinen johtamisen näkymä jää puuttumaan.
Tyypillisiä seurauksia ovat:
- budjetista ja ennusteesta liikkuu useita versioita
- oletusten muutoksia on vaikea jäljittää
- toteumatieto valmistuu liian myöhään päätöksentekoa varten
- myynnin, resurssien, kustannusten ja kassavirran yhteys jää epäselväksi
- johto näkee poikkeaman, mutta seuraava päätös ja sen vaikutus eivät näy samassa kokonaisuudessa.
EPM kokoaa suunnittelun ja seurannan yhteiseen malliin. Kun oletukset muuttuvat, vaikutukset voidaan arvioida johdonmukaisesti eikä vain yksittäisen taulukon tai tunnusluvun kautta.
Mikä on Odoo ERP:n ja Revise EPM:n ero?
Odoo ERP on liiketoiminnan operatiivinen perusta. Sen avulla hallitaan liiketoimintaprosesseja, ja järjestelmään kertyy suuri osa yrityksen toteumatiedoista. Revise EPM tukee johtamista tämän tiedon pohjalta ja hakee suunnittelun sekä seurannan lähtötiedot suoraan Odoo-kannasta.
- Odoo ERP auttaa toteuttamaan ja kirjaamaan liiketoiminnan tapahtumat.
- Revise EPM auttaa asettamaan tavoitteet, muodostamaan ennusteet, vertaamaan vaihtoehtoja ja päättämään toimenpiteistä.
Järjestelmien arvo syntyy niiden yhteydestä. Yhteinen tietopohja vähentää erillisiä tiedonsiirtoja ja varmistaa, että budjettia, toteumaa ja ennustetta voidaan tarkastella samoista liiketoimintatapahtumista lähtien. Jos Odoo ERP:n tietoa seurataan vain jälkikäteen, yritys ei hyödynnä sitä täysimääräisesti tulevien päätösten valmistelussa.
Käytännön esimerkki: kasvu muuttaa muutakin kuin myyntiennustetta
Oletetaan, että yrityksen myyntiennuste nousee seuraavalle puolelle vuodelle. Pelkkä myyntiluvun muuttaminen ei vielä kerro, pystyykö yritys toteuttamaan kasvun kannattavasti.
Johto tarvitsee samalla näkymän ainakin seuraaviin kysymyksiin:
- Riittääkö nykyinen henkilöstö ja tuotantokapasiteetti?
- Milloin uudet rekrytoinnit tai alihankinta pitäisi käynnistää?
- Miten kasvu vaikuttaa ostoihin, palkkoihin ja muihin kustannuksiin?
- Milloin myynti muuttuu laskutukseksi ja kassavirraksi?
- Kuinka paljon käyttöpääomaa kasvu sitoo?
- Mitä tapahtuu, jos kysyntä toteutuu suunniteltua myöhemmin?
EPM-mallissa samaa muutosta tarkastellaan myynnin, resurssien, kannattavuuden ja kassavirran yhteisenä kokonaisuutena. Esimerkki on havainnollistava, ei asiakastapaus: olennaista on nähdä yhden oletuksen vaikutus koko liiketoimintaan ja tehdä päätökset riittävän ajoissa.
Hallitukselle oma näkymä olennaisiin päätöksiin
Hallituksen tehtävä ei ole seurata operatiivisen työn jokaista yksityiskohtaa, vaan varmistaa yrityksen suunta, taloudellinen kestävyys, riskien hallinta ja merkittävien päätösten vaikutukset. Revise EPM:ään voidaan muodostaa hallitukselle oma näkymä niistä tavoitteista ja mittareista, jotka kuuluvat sen seurantaan.
Näkymä voi koota esimerkiksi tavoitteet, tuloksen ja kassavirran kehityksen, ennusteen, merkittävät poikkeamat, investointien vaikutukset sekä päätöksiä edellyttävät riskit. Kun tiedot perustuvat suoraan Odoo ERP:n ajantasaiseen dataan, hallituksen ja johdon keskustelu voi keskittyä lukujen kokoamisen sijasta vaihtoehtoihin, päätöksiin ja seurantaan.
Skenaariot tekevät vaihtoehtojen vaikutukset näkyviksi
Yksi EPM:n tärkeistä käyttötavoista on vertailla vaihtoehtoisia tulevaisuuksia. Worst case-, base case- ja best case -skenaariot auttavat arvioimaan, miten esimerkiksi myynnin, kustannusten, rekrytointien, investointien tai projektien ajoituksen muutokset vaikuttavat tulokseen, kassavirtaan ja rahoitustarpeeseen.
Base case kuvaa tällä hetkellä todennäköisintä kehitystä. Worst case osoittaa, millaisiin riskeihin ja varautumistoimiin johdon kannattaa valmistautua. Best case tekee näkyväksi, mitä kasvun toteutuminen edellyttää kapasiteetilta, käyttöpääomalta ja päätöksiltä. Tarkoitus ei ole ennustaa yhtä oikeaa tulevaisuutta, vaan valmistella päätöksiä ennen kuin vaihtoehto toteutuu.
Milloin pk-yritys tarvitsee EPM-ratkaisua?
EPM tulee ajankohtaiseksi yleensä silloin, kun liiketoiminnan suunnittelu ei enää pysy luotettavasti yhden budjettitaulukon varassa. Merkkejä tarpeesta voivat olla:
- useita liiketoimintayksiköitä, yhtiöitä, palveluita tai projekteja
- nopeasti muuttuva kysyntä tai kustannusrakenne
- tarve päivittää ennustetta useammin kuin kerran tai kaksi vuodessa
- vaikeus yhdistää myynti-, resurssi- ja taloussuunnitelmat
- johdon raportointi vaatii paljon manuaalista kokoamista
- eri päätöksentekijät käyttävät eri lukuja tai oletuksia
- kasvun, investointien tai rahoituksen vaikutuksia pitää vertailla etukäteen.
Yrityksen ei silti tarvitse rakentaa kaikkea kerralla. Toimiva EPM-kehitys alkaa usein yhdestä tärkeästä johtamiskysymyksestä ja laajenee vasta, kun ensimmäinen kokonaisuus tuottaa päätöksenteossa käytettävää arvoa.
Miten EPM:n käyttöönotto kannattaa aloittaa?
Hyvä aloituskysymys ei ole ”mitä kaikkea järjestelmään voidaan rakentaa?” vaan ”mihin päätökseen tarvitsemme nykyistä luotettavamman ja nopeamman näkymän?”
Ensimmäinen kokonaisuus voi olla esimerkiksi:
- rullaava myynti- ja tulosennuste
- projektien kannattavuus ja resurssitarve
- henkilöstösuunnitelman vaikutus tulokseen ja kassaan
- konsernin tai liiketoimintayksiköiden yhteinen budjetointi
- johdon kuukausittainen ennuste- ja päätösprosessi.
Tämän jälkeen määritellään tarvittavat tietolähteet, vastuut, oletukset, päivitysrytmi ja päätökset, joita näkymän pitää tukea. Tekninen toteutus seuraa johtamisen tarvetta, ei päinvastoin.
Revisen näkökulma: järjestelmästä johtamisen käytäntöön
EPM-ratkaisun onnistumista ei ratkaise vain tekninen käyttöönotto. Yhteisen mallin pitää vastata yrityksen liiketoimintalogiikkaa, talouden rakenteita ja johdon tapaa tehdä päätöksiä.
Revise auttaa yhdistämään kolme näkökulmaa:
- Liiketoiminnan johtaminen: mitä tavoitteita, vaihtoehtoja ja päätöksiä mallin pitää tukea?
- Talousosaaminen: miten budjetti, toteuma, ennuste, kannattavuus ja kassavirta liittyvät toisiinsa?
- Järjestelmät ja data: miten Odoo ERP:n tieto tuodaan hallitusti Revise EPM:n yhteiseen malliin ja pidetään ajantasaisena?
Kun kokonaisuus rakennetaan yhden aidon päätöksentekotarpeen ympärille, EPM ei jää erilliseksi raportointityökaluksi. Siitä muodostuu toistuva johtamisen prosessi, jossa muuttunut tieto johtaa arvioon, päätökseen ja seurantaan.
Mistä kannattaa aloittaa?
Valitse yksi päätös, jonka valmistelu on tällä hetkellä hidas, epävarma tai liian riippuvainen manuaalisista taulukoista. Kuvaa, mitä tietoa päätös vaatii, mistä tieto syntyy ja kuinka usein näkymän pitäisi päivittyä.
Tämän rajauksen pohjalta voidaan arvioida, millainen ensimmäinen EPM-kokonaisuus tuottaa yritykselle nopeasti käytännön hyötyä.