Tulosennuste

”Jokaisessa yrityksessä on syytä siirtyä kolmen kuukauden rullaavaan ennustamiseen.”

Tämän vuoden budjetit on juuri tehty ja moni huokaisee helpotuksesta; seuraavan kerran ensi vuonna. Esitänkin edellisen haasteen nyt, kun budjetointi on juuri tuoreessa muistissa.

Rullaava ennustaminen

Ennustamisella seurataan budjetin realistisuutta lyhyellä aikavälillä. Tämä ei siis tarkoita samaa budjetointia uudelleen joka kuukausi, sillä budjetoinnilla ja ennustamisella on erilaiset tehtävät. Budjetoinnissa arvioidaan seuraavan vuoden tekemistä ja kerrotaan se numeroina; budjetti on tavoite, mihin uskotaan päästävän. Kolmen kuukauden rullaavassa ennusteessa arvioidaan tällä hetkellä olevan parhaan tiedon pohjalta seuraavan kolmen kuukauden myyntiä, liikevaihtoa ja kuluja. Tätä verrataan vastaavaan budjettiin ja voidaan analysoida, kuinka saavutettavissa budjetti on tämän päivän tilanteessa.

Liiketoiminnan muutokset tapahtuvat monella alalla aina vaan nopeammin ja tästä syystä vuosi alkaa olla liian pitkä aika yhdelle lukkoon lyödylle tavoitteelle. Vuodessa ehtii tapahtua niin isoja muutoksia, että toiminnan sopeuttaminen ei voi odottaa seuraavaan budjettiin vaan on toimittava paljon nopeammin. Rullaavassa ennusteessa nähdään liiketoiminnan muutosten vaikutukset nopeasti ja voidaan reagoida heti.

Jos liiketoiminnan muutokset aiheuttavat suuren poikkeaman budjettiin nähden, voidaan tehdä uusi ennuste koko loppubudjetin ajalle ja korvata sillä alkuperäinen budjetti. Näin saadaan tilikauden tavoitteet päivitettyä muuttuneessa tilanteessa. Tämä koskee sekä budjetin alitus- että ylitystilanteita; jos esimerkiksi liikevaihto ja tulos kasvavat odotettua nopeammin, jokainen yritys haluaa varmistaa saavuttamiseen tarvittavat resurssit.

Rullaava budjetointi

Rullaava budjetointi on eri asia kuin rullaava ennustaminen. Rullaavassa budjetoinnissa tehdään aina yksi kuukausi lisää 12 kuukauden budjetin perään, kun saadaan edellisen kuukauden toteutumaraportit. Näin ylläpidetään koko ajan seuraavan 12 kuukauden budjettia eli tavoitetta. Johtamisjärjestelmissä ja päätöksenteossa tästä on suuri hyöty. Silti suosittelen, että ensin rullaava ennustaminen kuntoon ja ennustamisprosessi riittävän yksinkertaiseksi; tämä kun toimii, niin rullaava budjetointi on enää pieni lisä siihen.

Yksinkertainen on kaunista

Ennustaminen sujuu yksinkertaisesti selkeän prosessin avulla. Hyvä motto tähän samoin kuin moneen muuhun on ’Yksinkertainen on kaunista’. Prosessiin tarvitaan selvät ja hyvin toimivat raporttipohjat, joissa on toteutumatiedot valitulta aikaväliltä mukana:

  • myynnin ennuste
  • liikevaihdon ennuste johdettuna myynnin toimitusajoista
  • molempiin edellisiin kuuluu myyntikate-ennuste
  • kiinteät kulut mieluiten kululajikohtaisesti
  • poistot ja rahoituserät sekä verot on myös hyvä jaksottaa/laskea
  • investoinnit

Raporteissa ja syöttöpohjissa on oltava seuraavat tiedot:

  • toteutunut tieto tilikauden edellisistä kuukausista
  • seuraavan kolme kuukauden kohdalla edellisen ennusteen luvut
  • näiden jälkeen lopuista kuukausista budjetin luvut

Yrityksen koosta ja toimialasta riippuen voidaan prosessiin lisätä lähes ääretön määrä tietoja ja toimenpiteitä sekä tarkastelutasoja. Näin ei kuitenkaan kannata tehdä; mukana on oltava vain kaikkein tärkeimmät mittarit, joista samalla tasolla löytyy historiatietoa.

Välineet ennustamiseen

Nykyään on jo olemassa muutama kohtuuhintainen ja hyvä raportointi- ja ennustamisjärjestelmä, mikä tekee budjetoidun, toteutuneen ja edellisen ennusteen tietojen yhdistelyn automaattisesti. Näin ennusteen tekijä voi todella keskittyä vain analysointiin ja uuden arvion tekemiseen. Tämä on totta kai haasteellisin osa prosessia erityisesti myynnin ja liikevaihdon osalta. Hyvien taustaraporttien ohella on erittäin tärkeää ennusteen tekijän kokemus ennustamisesta. Kokemusta ei pahemmin kerry kerran vuodessa tehtävän budjetoinnin yhteydessä. Kuukausittain tehtävä kolmen kuukauden ennuste puolestaan lisää kokemusta niin, että aloittamisen jälkeen noin kuuden kuukauden kuluttua alkaa ennusteen todennäköisyys jo huomattavasti parantua. Edellisen kuukauden ennusteen ja kuukauden toteutuneen tiedon vertaaminen ja analysointi ovat olennaisia oppimisvälineitä realistisiin ennusteisiin.

Analysointi ja päätöksenteko

Rullaavan ennusteen valmistuttua on analysoinnin aika. Kun tarkastellaan ennusteen eroja budjettiin ja edelliseen ennusteeseen, nähdään toiminnan kehityssuunta.

Kun erot ovat pieniä, toiminta etenee suunnitelmien mukaan. Erojen suurentuessa on tehtävä päätöksiä toimenpiteistä; miten lisätään myyntiä, tarvitaanko lisää vai vähemmän resursseja, mitä muuta voidaan tehdä. Tärkeintä on, että näitä päätöksiä ja tilanteen analysointia ollaan tekemässä heti ensimmäisten erojen näkyessä. Muutostarpeen arviointi tulee osaksi jokapäiväistä johtamista ja muutoksesta tulee osa arkipäivää. Suuret yllätykset jäävät pois toiminnasta; varsinkaan negatiivisia yllätyksiä ei kukaan jää kaipaamaan.

Terveessä liiketoiminnassa tarvitaan kassaennuste, josta selviää rahamäärä, joka on lyhytaikaisesti esimerkiksi sijoitettavissa.  Jos yrityksellä on jo tiukkaa liiketoiminnassaan, ovat hyvin tehdyt ennusteet välttämättömyys. Silloin kassaennusteet, erityisesti 12 viikon rullaava kassaennuste, ja erilaiset maksusuunnitelmat nousevat analysoitaviksi viikoittain, ei vain kuukausittain. Näiden avulla voidaan selvitä suunnitelmallisesti väliaikaisesta alamäestä, mutta myös syvemmässä kriisitilanteessa viikoittainen kassaennuste kertoo tarvittavien toimenpiteiden laajuuden. Harva ennustamisjärjestelmä vielä selviää viikkotason kassaennusteen tekemisestä sen tärkeydestä huolimatta.

Ennustamisella saadaan yrityksen liiketoiminta pysymään mukana ympäristön jatkuvassa muutoksessa. Jos haluat kuulla lisää, ota yhteyttä.