Ajantasaiset tiedot taloushallinnosta

Ajantasainen informaatio on olennainen yrityksen johdon päätöksenteon (johtamisen työkaluja) perusta. Pääosa informaatiosta tulee yrityksen taloushallinnosta tai taloushallinnon järjestelmistä, mutta myös useista muista järjestelmistä. Muiden järjestelmien tiedot yhdistetään taloustiedon kanssa tai niistä tehdään oma raportointi johdolle. Ehkä tavallisin yhdistettävä tieto tulee myynnin järjestelmistä (CRM) ja esimerkkinä omasta raportointikokonaisuudesta on tuotannon tiedot.

Informaatio on ajantasaista, kun se on saatavilla aina heti, kun mahdollista ja kun sen oikeellisuudesta voidaan olla varmoja. Ajantasaisuus ei tarkoita reaaliaikaisuutta varsinkaan kirjanpidon tiedoista puhuttaessa. Tähän vaikuttaa kuitenkin liiketoiminnan luonne.

Kuukausikatkot tärkeä oikeellisuuden varmistaja

Kunkin kuukauden lopussa, käytännössä seuraavan kuukauden alkupäivinä, kuukausittaisten kirjausten jälkeen kirjanpito suljetaan eli tehdään kuukausikatko. Tämän jälkeen kaikki kirjataan seuraaville kuukausille eikä suljettuun kuukauteen viedä enää mitään raportointia muuttavaa.

Taloushallinnon osajärjestelmistä laskutus ja myynti- sekä ostoreskontra ovat usein ajan tasalla ihan joka päivä. Sähköinen taloushallinto auttaa tässä selvästi, mutta lisäksi henkilökunnan pitää päivittäin tarkistaa ja hyväksyä erilaisia laskuja. Näiden tietojen ajantasaisuus on edellytys esimerkiksi kassavirtaennusteen tekemiselle, mutta nämä ovat kuitenkin vain osa kirjanpitoa, mistä tärkeimmät perusraportit tuloslaskelma ja tase tulevat.

Kirjanpidossa puolestaan on useita erilaisia asioita, jotka voidaan tehdä vain kuukausitasolla. Nämä asiat määrittävät hetken, jolloin tehdään kirjanpidon kuukausikatko. Toisaalta ilman kuukausittain kirjattavia eriä perusraportit eivät ole oikein ja voivat jopa johtaa pahasti harhaan, jos niitä yritetään käyttää ennen katkoa. Toisin sanoen niillä ei tee mitään ennen kuin katkon kohdalla tarkistetaan, että kaikki kuukausierät ovat mukana raportoinnissa. Hyviä esimerkkejä kuukausittain kirjattavista eristä ovat esimerkiksi projektituloutukset, käyttöomaisuuspoistot, viimeisetkin suljettavalle kuukaudelle kuuluvat ostolaskut ja lukuisat erilaiset jaksotukset sen varmistamiseksi, että suljettavalla kuukaudella on kaikki sinne kuuluvat kulut, mutta ei mitään sinne kuulumatonta. Näillä varmistetaan, että kuukauden tuloslaskelma on oikein ja siten siitä laskettavat tunnusluvut ovat oikein samoin kuin erilaiset siitä tehtävät vertailut.

Ajantasaisuus vai oikeellisuus

Aina ei ole mahdollista päästä ajantasaiseen informaatioon niin, että aivan varmasti kaikki on oikein. Onko jompikumpi ominaisuus toista tärkeämpi? Mielestäni ei ole. Näiden kesken on löydettävä kompromissi tilikauden aikana. Tilinpäätöksessä molemmat on toteuduttava ja siksi tilinpäätökselle yleensä varataan enemmän aikaa.

Tilikauden aikana ajantasaisuus on tärkeää; johdon on saatava tarvitsemansa tiedot suunnitellussa aikataulussa. Tietojen on oltava oikein, mutta riittävän oikein on yleensä tarpeeksi hyvä. Esimerkiksi yrityksessä, jonka liikevaihto on n. 10 miljoonaa vuodessa, raportoinnissa oleva n. 10.000,- euron virhe ei vielä vaikuta raportoinnin tulkintaan. Virhe voidaan korjata seuraavan kuukauden kirjanpitoon. Toisaalta sama virhe yrityksessä, jonka liikevaihto on n. 1 miljoona vuodessa, voi jo aiheuttaa väärää tulkintaa. Tilanne on sama, oli virhe tuloissa tai kuluissa, liikaa tai liian vähän. Olennaisuuden periaatteesta on maininta kirjanpitolaissa: esitettävä seikka on olennainen silloin, kun sen pois jättämisen tai väärin ilmoittamisen voidaan kohtuullisesti odottaa vaikuttavan päätöksiin.

Kuukausikatkojen, ennustamisen ja raportoinnin aikataulu

Kuukausikatko pitää tehdä heti kuin mahdollista. Tällä taataan niin hyvä ajantasaisuus informaatiolle kuin on mahdollista, ja samalla taataan riittävä tarkkuustaso tiedon oikeellisuudelle. Tavallisimmin myynti- ja ostoreskontra pitää saada suljettua noin 5 päivän sisällä seuraavan kuukauden alussa ja siitä parin päivän sisällä on käsiteltävä kaikki kuukausittain kirjattavat erät, minkä jälkeen kuukauden voi sulkea ja kuukauden raportoinnin johdolle tehdä.

Taloushallinnossa on syytä rakentaa kuukausittain toistuva aikataulu niin kuukausien sulkemiselle kirjanpidossa kuin eri osajärjestelmien sulkemiselle, eri ennusteiden (myyntiennuste, tulosennuste) läpikäynnille ja viimeisenä lopullisen raportointikokonaisuuden toimittamiselle johdolle. Ennen kaikkea tämä helpottaa ja tekee ennakoitavaksi taloushallinnon työn, mutta myös sitouttaa eri ennusteiden tekijät/vastuuhenkilöt aikatauluun sekä kertoo johdolle, milloin viimeisin taloustieto on heidän käytettävissään. Aikataulun mukaisesti yrityksen johto voi varata oikean ajan ennusteiden ja raportoinnin läpikäymiseen ja toiminnan suunnitteluun niiden pohjalta.

Esimerkki kuukauden aikataulusta:

  • seuraavan kuukauden 2.työpäivä myyntireskontra kiinni
  • seuraavan kuukauden 4. työpäivä ostoreskontra kiinni
  • seuraavan kuukauden 6. työpäivä kuukauden sulkeminen kirjanpidossa (ei välttämättä kirjanpitojärjestelmässä)
  • myyntiennusteen valmistuminen 8. työpäivä
  • tulosennusteen valmistuminen 10. työpäivä
  • johtoryhmän raportointi ja kokous 11.-12. työpäivä
  • yrityksen hallituksen kokous 15. työpäivään mennessä

Tämä on jonkun mielestä tiukka aikataulu, jonkun mielestä siinä on reilusti aikaa eri vaiheille. Itse olen jälkimmäistä mieltä. Oma kokemukseni tiukasta aikataulusta oli kansainvälisessä konsernissa, missä kuukauden kirjanpito suljettiin seuraavan kuukauden 2. työpäivänä ja tilinpäätökseen aikaa annettiin viikko. Samoina päivinä tehtiin myös koko raportointi emoyhtiölle ja johdolle. Käytännössä meidän piti sulkea osajärjestelmiä jo ennen kuukauden loppua ja selvästi seuraavan kuukauden puolella saapuvista ostolaskuista piti osata tehdä arviokirjaukset, jotta kuukauden katteet olisivat oikeassa suuruusluokassa koko ajan. Aikataulussa pysyttiin hyvin, kun siihen valmistauduttiin hyvissä ajoin.

Johdon raportointi on sisäistä raportointia

Taloushallinnossa tehdään ulkoista ja sisäistä laskentaa. Molempien osa-alueiden tuloksena syntyy raportointia, josta ulkoinen raportointi menee ulkoisille sidosryhmille ja sisäinen raportointi yrityksen omalle johdolle ja hallitukselle. Näissä on selviä eroja aikataulussa, tiedon laadussa ja yksityiskohdissa. Taloushallinnon on hyvä tiedostaa selvästi, mitä tarvitaan relevanttiin johdon raportointiin ja mitkä asiat kuuluvat vain joko ulkoiseen tai sisäiseen laskentaan.

Esimerkkinä ulkoisesta laskennasta on arvonlisäverolaskelma. Se tehdään kuukausittain ja joissakin yrityksissä sen tarkistamiseen menee jonkin aikaa. Mikäli tämä saattaisi venyttää johdon raportoinnin aikataulua, voidaan se hyvin tehdä vasta kaiken raportoinnin jälkeen ja sitten sulkea kuukausi myös taloushallinnon järjestelmässä lopullisesti. Yleensä arvonlisäverolaskelmasta saadaan kirjauksia taseeseen eikä tilikauden aikana niillä ole olennaista merkitystä tietoihin, joita päätöksenteossa käytetään.

Olen nähnyt lukuisia yrityksiä, joissa kirjanpidon tilikartta perustuu täysin ulkoisen laskennan eli tilinpäätöksen vaatimuksiin. Tuloslaskelman kaava perustuu näin asetukseen ja siitä puuttuvat sekä myyntikate että käyttökate, joita lain mukaan ei tarvitse esittää. Suosittelen kuitenkin käyttämään tilikarttaa, missä on mukana vähintään käyttökate, mieluiten nämä molemmat katteet. Jo näiden kahden tunnusluvun raportoinnilla saadaan paljon hyvää tietoa yrityksen johdolle ja helpoiten ne saadaan suoraan taloushallinnosta määriteltynä tilikarttaan.

Katteiden tärkeydestä esimerkkinä on yrittäjä, joka kertoilee uuden tuotteensa menestyksestä. ”Tuote oli sellainen menestys, että rahaa tuli ikkunoista ja ovista.” Varmaan yrityksen laskutus nousi hyvälle tasolle, mutta tämä kommentti ei vielä kerro tuotteen kannattavuudesta. Siitä ei saa oikeata tietoa pelkästä pankkitilin saldostakaan, jos asiakkaiden ja toimittajien maksuehdot poikkeavat selvästi toisistaan tai jos esimerkiksi arvonlisäveroa ei osata erottaa pois.

On hyvä huomioida, että johdon raportointia pitää tehdä useita kertoja vuoden aikana, ehdottomasti mieluiten joka kuukausi, mutta tilinpäätös tehdään kerran vuodessa (poikkeuksena pörssiyhtiöt.) On helpompaa koota tarkemmasta kuukausittaisesta tuloslaskelmasta tiedot suppeampaan tilinpäätöksen tuloslaskelmaan kuin päinvastoin. Tämä voidaan myös automatisoida hyvällä raportointijärjestelmällä.

Ulkoistettu taloushallinto ja sisäinen laskenta

Pienillä ja keskisuurilla yrityksillä on usein tilitoimistolle ulkoistettu taloushallinto tai ainakin ulkoistettu kirjanpito. Laskutus ja myös ostoreskontra voidaan hyvin tehdä yrityksen omilla resursseilla.  Ulkoistus on yleensä kustannustehokas ratkaisu erikoisosaamista tarvitsevan osa-alueen hoitamiseen. Isommat tilitoimistot myös käyttävät sähköistä taloushallintoa, mikä tehostaa aikatauluja ja tiedonkulkua.

Asiakasyrityksen on kuitenkin osattava vielä vaatia sisäisen laskennan/raportoinnin tarvitsemia tietoja ja aikatauluja. Ellei tästä erikseen sovita tilitoimiston kanssa, on ulkoinen laskenta helposti ainoa vaade tiedolle ja aikataululle. Jos tuloslaskelma ja tase tulee aina kaksikin kuukautta myöhemmin, ei tieto ole enää ajantasaista ja hyvää päätöksentekoa varten. Samalla reagointiaika mahdollisesti tarvittaville muutoksille toimintaan venyy liian pitkäksi.

Taloushallinnon digitalisaation myötä sen rooli on kuitenkin muuttumassa asioiden rekisteröinnistä ja rutiinien tekemisestä koko ajan enemmän analysointia ja neuvomista kohti. Tilitoimistot tarjoavat enemmän palvelua ja tiedon analysointia, mikä tulee helpottamaan päätöksentekoa asiakasyrityksissä.

Taloushallinto liiketoiminnan kehittäjänä

Taloushallinnossa työskentelee henkilöitä, jotka ymmärtävät talousluvut. Digitalisaatio tulee antamaan näille henkilöille aikaa jakaa tuota ymmärrystä yrityksen muulle henkilökunnalle. Rutiineihin menee entistä vähemmän aikaa, mutta samalla taloushallinnon kokonaisnäkemyksen liiketoiminnasta pitää olla sillä tasolla, että he näkevät eri lukujen merkityksen juuri tässä liiketoiminnassa.

Kokonaisnäkemystä alkaa kertyä nopeasti myynti- ja käyttökatteen analysoinnista. Kuukausivertailulla laskettavat muutokset kuukausien kesken tuloissa ja kuluissa kertovat liiketoiminnan suunnasta. Sekä yritysten oma taloushenkilöstö että tilitoimistojen henkilöstö pääsevät helposti näkemään ja jakamaan tietoa yrityksen toiminnasta lukujen kautta. Numerot kyllä puhuvat, kunhan opettelee kuuntelemaan.

Yhteenveto

Taloushallinnon ammattilaiset tuottavat ajantasaisen informaation yrityksen johdolle päätöksenteon pohjaksi. Molempien pitää huolehtia omalta osaltaan lopputuloksesta; taloushallinto varmistaa, että informaatio on ajantasaista ja oikein ja yrityksen johto varmistaa, että taloushallinto tietää, mitä informaatiota ja milloin tarvitaan päätösten tekemiseen. Tarvittaessa Revise Oy voi auttaa, joten ota rohkeasti yhteyttä.