12 viikon rullaava kassavirtaennuste

Menestyäkseen yrityksellä pitää olla kassavaroja riittävästi, että maksukyky eli likviditeetti pysyy hallinnassa. Kun yritys on menestynyt, kassavaroja voi olla yllin kyllin ja tarvitaan sijoitussuunnittelua, mutta silti aika ajoin voi tulla tilanteita, joissa kassavarat eivät tahdo riittää. Tällaisia tilanteita ovat ainakin kovan kasvun aikakaudet; erittäin kannattavankin yrityksen kassavarat voivat olla tiukilla, kun mennään vauhdilla ylöspäin. Laskevan liiketoiminnan kohdalla voi tulla pahakin kassakriisi, ellei muutokseen osata varautua ajoissa. Näissä tilanteissa viikkotasoinen kassavirtaennuste auttaa ennakoimaan, mutta sen pitää olla riittävän kattava.

Viikkotaso tuo tehokkuutta

Kassavirtaennusteen pitää auttaa kassavarojen hallinnassa oli niitä paljon tai vähän. Kokemukseni mukaan 12 viikon rullaava kassavirtaennuste antaa riittävän pohjan.

Tyypillisesti kassavirtaennuste on ajateltu perustuvan joko talousjärjestelmissä olevaan tietoon tai  tulos- ja tase-ennusteista laskettuun kuukausitasoiseen rahoituslaskelman muotoon. Näistä ensimmäinen tapa tuottaa varmaa tietoa noin kahdeksi viikoksi, minkä jälkeen talousjärjestelmissä ei yleensä ole tietoa tulevista laskuista ja muista kassatapahtumista. Rahoituslaskelman muoto on puolestaan tarkoitettu pääasiassa historiatiedon tulkintaan ja siten sen tavoite ei välttämättä sovellu kassavarojen määrän ennustamiseen. Lisäksi yritysten maksuehdot ovat usein alle kuukauden mittaisia ja siten kuukausitason ennuste ei auta likvideetin hallinnassa.

Muutama hyvä perustelu viikkotason ennusteelle löytyy helposti. Ajatellaan projektiliiketoimintaa, missä asiakkaalta laskutettavien maksuerien maksuajat on suunniteltu niin, että niillä katetaan projektin kulut koko projektin ajan. Mitä tapahtuu, jos jokin maksuerä viivästyy eräpäivästä kuukauden alusta kuukauden loppuun? Myöhästymisen aiheuttama kassavajaus ei edes näy kuukausitason ennusteessa. Jos taas toimittajien kululaskuja olisi syytä maksaa aikaisemmin, miten pitkiä maksusuunnitelmia kukaan uskaltaa tehdä, jos tiedossa on vain seuraavan kahden viikon tarkka kassatilanne talousjärjestelmistä? Harva toimittaja suostuu maksusuunnitelmiin kuukausitasolla vaan haluaa viikoittaisia suorituksia. Työvälineistä tiukkaan kassatilanteeseen on lisätietoa täällä.

Perustiedot 12 viikon kassavirtaennusteeseen

12 viikon rullaava kassavirtaennuste aloitetaan ensimmäisen kahden viikon tiedoilla talousjärjestelmistä. Tietojen täytyy olla ajan tasalla esimerkiksi myynti- ja ostoreskontrissa sekä pankkitilillä, että ne ovat relevantteja ennusteen pohjaksi. (Ajantasaisuutta vaaditaan muutenkin.) Viikoille 3-12 lasketaan tarvittavat ennusteet tulos- ja tase-ennusteista erilaisilla yrityksen toimintatavasta riippuvilla parametreilla.

Tähän on yksi merkittävä poikkeus eli mahdollisesti käytössä oleva factoring. Silloin on kassaan maksuissa tehtävä ennuste heti ensimmäisestä viikosta alkaen tulosennusteeseen perustuen.

Isompien projektien kassavirtaennusteet kannattaa tehdä projektikohtaisesti. Tavallisesti laskutettavat maksuerät ovat etupainotteisia ja projektien erien maksuehto voi olla hyvin vaihteleva, joten välttämättä yksiselitteistä laskentaa näiden ennustamiseksi ei löydy. Jos liiketoiminnassa kaikilla projekteilla on samanlaiset ehdot, voidaan nämä mallintaa.

Parametrit avuksi ennusteeseen

Tulos- ja tase-ennusteista saadaan pääosin laskettua tarvittavat parametrit kassavirtaennusteen tekemiseen. Kassaan maksut tuleville viikoille voidaan arvioida myyntisaamisten kiertonopeuksien avulla. Projektien maksuerien ja factoring-maksuehtojen kohdalla tämä ei sovellu vaan näiden tiedot saadaan erillisistä projektien kassaennusteista ja factoring-ehtoja kuvaavia parametreja käyttämällä. Kassasta maksuissa ostovelkojen kiertonopeutta voidaan käyttää, jos ostovelat on yleensä pystytty maksamaan ajallaan. Mikäli yritystoiminnassa on jo ollut maksuviiveitä maksuissa, on syytä käyttää keskimääräistä maksuehtoa tulevien erääntyvien summaa arvioitaessa.

Parametrien arvoja on analysoitava tutkimalla toteutuneita kassavirtoja. Asiakkaiden maksukäyttäytyminen vaikuttaa tuleviin odotuksiin ja esimerkiksi projektien kohdalla sillä voi olla suuri merkitys. Jos projektin koko on suhteessa yrityksen liikevaihtoon erittäin merkittävä, voi asiakkaan myöhästely maksuissa vaikuttaa negatiivisesti kaikkeen yrityksen kassavirtaan, mikä pitää näkyä kassavirtaennusteessa.

Kassavirtaennusteesta reagointiaikaa

Kaikki pyrkivät välttämään negatiiviset yllätykset. Yrityksille kassavirtaennuste viikkotasolla antaa aikaa reagoida ja näin ehkä aiemmin negatiivisina yllätyksinä pidetyt muutokset eivät enää ole yllätyksiä. Voidaan esimerkiksi aloittaa neuvottelut lainanlyhennyksistä rahoittajien kanssa tai maksuaikaneuvottelut toimittajien kanssa jo etukäteen.

Kaikki pyrkivät myös optimoimaan asioita. Kassavirran ollessa kyseessä halutaan optimoida ylimääräisten kassavarojen tuotto tai maksettavien viivästyskorkojen määrä; tavoitteena tuottoja enemmän tai kuluja vähemmän.

Yhteenveto

12 viikon rullaavalla kassavirtaennusteella yritysten on mahdollista hallita paremmin kassavirtaa. Sen avulla voidaan nähdä suuntaviivat eteenpäin ja saada aikaa erilaisille toimenpiteille. Tulemme julkaisemaan SaaS-pohjaisen työvälineen, jolla 12 viikon kassavirtaennuste voidaan toteuttaa. Jos haluat kuulla siitä lisää tai haluat apua kassavirtasuunnitteluun, ota yhteyttä.