Kassavirtaennuste

Raha ratkaisee liiketoiminnassa. Vaikka liiketoiminnalla olisi mitä tahansa tavoitteita, kassanhallinta vaikuttaa olennaisesti siihen, miten nopeasti (tai hitaasti) pääset tavoitteisiisi. Rahan riittävyys määrittelee toiminnan jatkumisen ja usein täysin riippumatta toiminnan kannattavuudesta. Silti monikaan yritys ei tee kassavirtaennustetta, säännöllisesti ainakaan. Usein se koetaan hankalaksi tehdä; suoriteperusteisten tulosennusteiden muuntaminen maksuperusteiseksi kassaennusteeksi sisältää kyllä paljon erilaisia muuttujia, mutta ne kaikki voidaan mallintaa laskentasäännöiksi.

Jokainen yritys haluaisi tietää, miltä tulevaisuuden kassavirta näyttää ja milloin voidaan odottaa tavoitteiden saavuttamista. Kireässä kassatilanteessa taas kassavirtaennuste on välttämättömyys, mutta miten se sitten tehdään?

Rahoituslaskelma kuvaa usein historiaa

Rahoituslaskelma on osa virallista tilinpäätöstä ja osittain siksi se kuvaa hyvin historiaa. Sillä on myös oma tarkoituksensa osana tilinpäätöstä ja tilinpäätösanalyysiä. Monet talouden suunnitteluohjelmat käyttävät kuitenkin rahoituslaskelmaa laskettuna tulos- ja tase-ennusteesta kuvaamaan kassavirtaa tulevaisuudessa kuukausitasolla. Varmasti yleisellä tasolla siitä saa selville suuntaviivat, mutta varsinaiseen likviditeetin hallintaan kuukausi on liian pitkä aika. Lyhyemmän ajan kassavirtaennusteeseen löytyy myös rahoituslaskelman jaottelua parempia vaihtoehtoja.

Optimikassa

Optimikassan määrittely auttaa arvioimaan kassan tilannetta. Optimikassa katsotaan usein 1-2 kuukauden kulujen suuruiseksi. Tämän verran pitäisi aina olla rahaa kassassa menestyvässä liiketoiminnassa. Toimiala ja liiketoiminnan luonne saattavat vaikuttaa optimikassan määrään. Samoin esimerkiksi poikkeuksellisen iso erääntynyt saaminen tai isot muutokset, vaikka rahoituksen kuluissa, voivat muuttaa sitä pienemmäksi tai suuremmaksi ainakin tilapäisesti. Kun kassaennuste näyttää, että ennustetun ajan sisällä ollaan jäämässä alle optimikassan, saadaan ensimmäinen merkki siitä, että on tapahtumassa jotain, mikä pitää analysoida. Silloin pitää suunnitella mahdolliset toimenpiteet, joilla voidaan nostaa kassatilanne uudelleen optimikassan tasolle.

Cash in, Cash out

Selkeä tapa kuvata kassavirtaa on lähteä liikkeelle rahavaroista eli pankkitilin saldosta. Samalla tavoin kuvaus päättyy pankkitilin loppusaldoon kassaan maksujen (cash in) ja kassasta maksujen (cash out) jälkeen, mikä kuvaa kassan eli rahojen riittävyyttä. Pankkitilin saldo voi olla myös käytettävissä oleva osa tililimiitistä. Vaikein osuus ilman muuta on arvioida tulevia maksuja.

Realistinen kassavirtaennuste vaatii tulos- ja tase-ennusteen tekemistä. Näistä kirjoitin aiemmassa artikkelissa Tulosennuste. Tavallisesti yritysten sekä myynti- että ostomaksuehdot on määritelty niin, että varma tieto saamisten ja velkojen tilanteesta taloushallinnon järjestelmistä saadaan noin kahdeksi viikoksi eteenpäin. Tälle ajalle erääntyvät laskut yleensä ovat jo järjestelmissä, jos vain taloushallinto on ajan tasalla. Kahden viikon ennuste tulee siis järjestelmästä ja siitä seuraavat viikot johdetaan em. tulos- ja tase-ennusteista.

Viikkotaso on riittävä

Kassavirtaennuste on syytä olla 12 viikon rullaava ennuste. Kuukausitaso on likviditeetin hallintaan vähän turhan pitkä aika ja päivätaso yleensä vähän liian lyhyt. Yrityksissä tehdään maksuja ainakin viikoittain, ehkä jopa päivittäin, mutta yleensä maksuja ei voida tehdä vain kuukausittain, kun sekä 7 että 14 vuorokauden maksuehdot ovat tavallisia. Jos liiketoiminta on hyvin tasaista läpi vuoden, voi kahden viikon tiedolla tulla toimeen, mutta tuo tasaisuus taitaa olla nykyään ylellisyyttä. Joka tapauksessa kassavirtaan vaikuttavat lomasesongit, vuodenajat, resurssitarpeen muuttuminen jossain kohti liiketoimintaa, raaka-aineiden saanti jne.

Kahden ensimmäisen viikon kassavirtaennuste saadaan taloushallinnon järjestelmistä ja viikkojen 3-12 kassavirtaennuste saadaan johdettua tulos- ja tase-ennusteista. Lähdetään liikkeelle liikevaihdon suoritusten arvioinnista. Yrityksen eri liiketoiminta-alueiden annetut maksuehdot keskimäärin, factoring-laskutuksen ehdot, mahdollisten projektien omat kassavirrat ennakkomaksuineen ja taseesta laskettava myyntisaamisten kiertonopeus määrittävät, mille viikoille ja kuinka paljon millekin viikolle ennustetusta liikevaihdosta odotetaan rahaa sisään. Samoilla periaatteilla arvioidaan ostovelkojen maksuajankohtaa; keskimääräiset maksuehdot, projektien omat kassavirtaennusteet ja ostovelkojen kiertonopeus. Palkkojen, kaikkien verojen ja erilaisten rahoituserien maksuaikataulut arvioidaan erikseen mukaan. Näin syntyy mahdollisimman realistinen 12 viikon rullaava kassavirtaennuste, jonka mukaan voidaan toimia, oli kassassa varoja liikaa tai liian vähän.

Kassasuunnittelun vaikutukset

Kassavirtaennusteen perusteella voidaan suunnitella kassatilanteen vaatimia toimenpiteitä. Jos kassatilanne on erittäin hyvä, kannattaa ylimääräinen kassavaranto sijoittaa riskittömästi. Kassaennusteen perusteella on helppo nähdä, kuinka pitkäksi aikaa ja minkä suuruisena sijoitus on tehtävissä. Investointisuunnitelmat voidaan sisällyttää kassaennusteeseen ja varmistaa, miten investointien vaatima rahavirta vaikuttaa kassatilanteeseen. Samalla saadaan pohja investointien rahoitukselle; mikäli kassatilanne ei mahdollista investointien suoraa maksamista, voidaan hakea niihin muuta rahoitusta tarvittavalle ajalle.

Kasvuyrityksille kassavirtaennuste on välttämättömyys. Nopea kasvu vaatii normaalia enemmän käyttöpääomaa ja tarkkaa seurantaa kassatilanteesta. Kasvua rahoitetaan joko omalla tai vieraalla pääomalla ennen kuin oma kassavirta riittää toiminnan rahoittamiseen. Ulkopuolisesta rahoituksesta samoin kuin sijoituksista yhtiöön pitää neuvotella etukäteen; tilanteessa, missä kassa on jo miinuksella, neuvottelut ovat aina vaikeammat.

Yrityksen myöhempinä toimintavuosina tulee eteen uusia kasvupyrähdyksiä tai pahimmassa tapauksessa pidempään jatkuvaa hiljaisempaa aikaa. Näihin on varauduttava etukäteen ja siinä viikkotason kassavirtaennuste on tärkeä tiedon lähde.

Tiukka kassatilanne hallintaan

Kriisitilanteessa tarkka kassanhallinta voi auttaa kriisin yli. Kun kassa ammottaa tyhjyyttä tai pohjalta löytyy muutama killinki, pitää olla suunnitelma toimenpiteille, joilla selvitään eteenpäin tarpeellinen aika. Samalla pitää tietää, kuinka pitkän aikaa näitä toimenpiteitä on käytettävä. Oman kokemukseni mukaan 12 viikon rullaava kassaennuste antaa hyvät suuntaviivat tarvittaville toimenpiteille. Kun tähän yhdistetään viikkotason maksusuunnitelma tavaran-/palvelun toimittajille ja veroille, voidaan koko ajan hallita tarkasti kassa-, saamis- ja velkatilannetta. Maksusuunnitelmien sopiminen ilman realistista viikkotason kassaennustetta on hankalaa, koska suunnitelmista pitää pystyä pitämään kiinni.

Tiukassa kassatilanteessa käytettäviä toimenpiteitä voivat olla:

  • laskutuksen nopeuttaminen
  • perinnän tehostaminen
  • factoring -vaihtoehtojen käyttö
  • hinnoittelun ja katteiden tarkistaminen
  • ylimääräisten kulujen karsiminen
  • ylimääräisen käyttö- ja vaihto-omaisuuden realisointi
  • lyhytaikaisten velkojen maksujärjestelyt
  • lainojen lyhennysvapaat
  • maksusuunnitelmien sopiminen riittävän pitkälle

Verottajaan pitää olla yhteydessä ennen kuin verojen eräpäivä on. Näin suhtautuminen maksusuunnitelmaan on positiivisin. Verottajalle samoin kuin toimittajille on ehdotettava maksusuunnitelmaa, josta pystyy pitämään kiinni. Jos jostain syystä maksusuunnitelman toteuttaminen osoittautuu vaikeaksi, on jälleen oltava itse yhteydessä ennen kuin mitään jää maksamatta.

Maksusuunnitelmat

Maksusuunnitelmien teossa on tehtävä priorisointia. Mikäli tavaran-/palveluntoimittajien laskuja on erääntynyt todella paljon enemmän kuin on mahdollista maksaa, pitää ensin huolehtia niistä toimittajista, joiden tuotteet/palvelut ensimmäisenä nopeuttavat omaa laskutusta ja siten omaa kassavirtaa sisään. Näin saadaan kassavaroja maksaa myös muiden laskuja. Tämä periaate pätee melkein kaikkiin muihin toimittajiin paitsi verottajaan ja Tyel-vakuutuksen laskuttavaan eläkeyhtiöön. Näiden kohdalla asiat on hoidettava tarkasti sopien maksusuunnitelmista, sillä vaihtoehtona on ”epäpuhdas” merkintä tilaajavastuuraportissa (tai vastaavissa tiedoissa) ja ainakin julkinen tarjousten teko loppuu siihen. Kun maksusuunnitelmat ovat kunnossa, voidaan myyntityö ja tarjousten lähettäminen hoitaa normaalisti ja varmistaa siten tulevaa kassavirtaa.

Yrityssaneeraustilanteessa viikkotason kassaennuste on pakollinen. Selvittäjän tärkeimpiä asioita on tietää, mikä kassatilanteen pitää olla, paljonko kassassa on varoja juuri nyt (tai millä tahansa hetkellä) ja paljonko kassassa tulee olemaan rahaa seuraavien viikkojen aikana. Selvittäjän tehtävänä on valvoa, että velallisyhtiö ei velkaannu lisää saneerausmenettelyn aikana. Päinvastoin, realistisen saneerausohjelmaehdotuksen jättäminen tuomioistuimelle edellyttää, että velallisyhtiön operatiivinen tulos ja kassavirta ovat riittävän positiivisia. Tämän osoittaminen onnistuu realistisella 3 kuukauden tulosennusteella ja saman ajan viikkotason kassavirtaennusteella.

Yhteenveto

12 viikon rullaava kassavirtaennuste kertoo paljon, ellei jopa kaiken yrityksen toiminnan tasosta. Sitä ei voi jättää tekemättä varsinkaan, jos on jo kohdannut haasteita yritystoiminnassaan. Valitettavasti tällä hetkellä ei ole vielä olemassa talouden suunnitteluohjelmistoa, jossa olisi 12 viikon rullaava kassavirtaennuste. Toistaiseksi on siis tyydyttävä Exceliin, missä helposti syntyy monimutkaisemmasta asiasta myös monimutkainen taulukosto.

Revise Oy julkistaa kevään 2017 aikana suunnitteluohjelmiston mallin, jossa on viikkotason kassaennusteet. Ota yhteyttä meihin, jos haluat apuamme kassaennusteiden tekemiseen tai tietoa etukäteen tulevasta ohjelmistomallista.