Johdon raportointi

Toimitusjohtajan tärkein työkalu on ajantasalla oleva raportointi. Kun toimitusjohtajalla on käytettävissään viimeinen, päivitetty tieto johtamansa yhtiön liiketoiminnasta, hän pystyy priorisoimaan oman ja organisaationsa ajankäytön menestymisen kannalta kaikkein tärkeimpiin asioihin.

Juridinen välttämättömyys

Toimitusjohtajan tehtävänä on hoitaa yhtiön juoksevaa hallintoa hallituksen antamien ohjeiden ja määräysten mukaisesti. Osakeyhtiölain mukaan toimitusjohtaja vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lain mukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Yhtiön raportointi on siis myös juridisesti toimitusjohtajan tärkeä vastuualue.

Tilanneanalyysi

Riittävän kattava, toimiva ja ajantasainen raportointi on edellytys tilanneanalyysille, jonka tekeminen on jokaisen toimitusjohtajan päivittäinen perustehtävä. Käytännössä valtaosa yrityksissä tuotettavista raporteista kuvaa yhtiön historiaa numeroina. Tämäkin on tärkeää ja kaikki tieto tulee syvällisesti analysoida, jotta datalle saadaan arvo ja merkitys.

Tämän lisäksi kattavaan raportointiin sisältyy ennustaminen, joka vastaa kysymykseen: onko yritys saavuttamassa budjetoidut tai ennustetut tunnusluvut?

  • Myyntiputki, sen koko ja trendi, sekä vaikutus koko myyntiin
  • Tarjouskanta, sen koko ja trendi, sekä vaikutus koko myyntiin
  • Tilauskanta, sen koko ja trendi
  • Tulosennuste
  • Kassaennuste

Tutkimalla historiaa ja etsimällä eri osa-alueiden kytkentää toisiinsa saadaan tehokkaita työkaluja tilanne-analyysia varten esim:

  • Rullaava tarjouskanta 12 kk/rullaava tilauskanta 12 kk
  • Rullaava tilauskanta 12 kk/rullaava liikevaihto 12 kk

Yhdessä taaksepäin katsovan raportoinnin kanssa ennusteet ja toiminnan trendit antavat hyvän pohjan päätöksenteolle:

  • Onko volyymia riittävästi/liikaa?
  • Onko resursseja suhteessa liiketoiminnan volyymiin riittävästi/liikaa?
  • Onko tuotantokapasiteettia suhteessa liiketoiminnan volyymiin riittävästi/liikaa?

Suorituskyky

Suorituskyvyn mittaaminen ja kriittisissä menestystekijöissä onnistuminen on tärkeä osa toimivaa johtamisjärjestelmää. Yhtiön strategiasta oikein johdetut suorituskykymittarit (Key Performance Indicators) nostavat esille osa-alueet, joissa onnistuminen varmistaa kilpailukykyisen toiminnan. Mittareilla saadaan jatkuvaa tietoa onnistumisesta suhteessa asetettuihin tavoitteisiin ja samalla kehittämistä ja parantamista vaativista osa-alueista.

Toimenpiteet

Tehdyn analyysin pohjalta tehdään tilanteen vaatimat päätökset. Toimitusjohtaja ohjaa yritystään ja siellä olevia resursseja siten, että kilpailukyky saadaan optimoitua kaikissa olosuhteissa. Oikeilla ja riittävillä tiedoilla, hyvällä analyysillä ja päätetyillä hallituksen vahvistamilla suuntaviivoilla toimitusjohtaja yhdessä organisaationsa kanssa rakentaa toimintaohjelman, jonka avulla tavoiteltu menestys saavutetaan.

Sidosryhmäsuhteet

Sen lisäksi, että toimitusjohtaja tarvitsee hyvän raportoinnin omien päivittäisten tehtäviensä hoitamiseksi, tarvitaan sitä myös esimerkiksi hallitustyöskentelyä varten. Arvoa tuottavan hallitustyöskentelyn perusedellytys on toimiva raportointijärjestelmä. Hallitus linjaa liiketoiminnan suuntaviivat (visio ja strategia) ja hyväksyy/vahvistaa johdon esittämän budjetin ja liiketoimintasuunnitelman. Toteutunutta verrataan budjettiin tai ennusteeseen ja toimitusjohtaja ehdottaa (ja hallitus hyväksyy) toimenpiteet, joihin raportoinnin perusteella on tarpeen ryhtyä.

Myös hyvä sidosryhmäsuhteiden hoitaminen vaatii jatkuvaa raportointia ja informaation jakamista työntekijöiden, rahoittajien, omistajien, tavarantoimittajien, jne. kanssa. Erityisesti muutos- ja kriisitilanteissa säännöllinen ja avoin raportointi auttaa ylläpitämään luottamukselliset suhteet sidosryhmien kanssa.

Toimiva raportointi on ammattimaisen johtamisen kulmakivi. Jos haluat kuulla lisää, ota yhteyttä.