Budjetointi

Budjetti on yhdistelmä usean yksittäisen henkilön ajatuksista, mikäli se tehdään epäsystemaattisesti ilman yhteistä tavoitetta. Prosessina budjetointia tehdään monella eri tavalla. Valitettavan usein olen törmännyt siihen, että budjetointiprosessin ajatellaan olevan budjetointitaulukoiden täyttämistä lähinnä historiatietoon perustuen. Ainakin pienemmissä yrityksissä liian usein muodostetaan budjettiluvut vanhan kaavan mukaan ja sen jälkeen aletaan miettiä, mitä oikein pitää tehdä, kun ei näytäkään hyvältä.

Visio pohjana

Budjetin pohjana on oltava yrityksen pitkän tähtäimen visio, joka kuvaa tulevaisuuden linjaukset, liiketoiminnan kehittämistavoitteet ja näille aikatauluarviot, mitkä voivat yltää muutamalle vuodelle. Kun visio sisältää muutaman vuoden tavoitteet vielä lukuina, saadaan siitä erinomainen yhteinen tavoite yhden vuoden budjetille. Budjetointi onkin vain yksi osa-alue tulevan toiminnan suunnittelua.

Myynnin budjetointi

Tarvitaanko liikevaihdon budjetointiin kristallipalloa? Tältä voi todella tuntua, mikäli prosessi ei ole systemaattinen. Kaikki lähtee liikkeelle myyntifunktiosta, minkä täytyy voida simuloida ja arvioida tämän hetken myyntiputkesta yhdessä historiallisen datan kanssa luotettava kuva tulevasta myynnistä. Tavaramyynnissä historiatieto ja markkinatilanne ovat avainasemassa.

Projektimyynnin budjetoinnissa on kaksi tärkeää elementtiä;

  • todennäköisyys (probability)
  • arvio aikataulusta (closing date)

Näiden kahden elementin arviointia parantaa hyvän historiatiedon analysointi ja myös arvioinnin perustuminen hankittuun kokemukseen. Kokemusta karttuu, kun toteutuneita myyntilukuja verrataan budjettiin koko ajan. Myynnin raportointi nousee tärkeään rooliin ja erityisesti se, että budjetoitua myyntiä ja toteutunutta myyntiä voidaan verrata helposti keskenään samalla ajanjaksolla. Ei ole syytä tehdä esimerkiksi asiakasryhmäkohtaista budjettia, jos toteutumasta ei saa yhtään asiakasryhmäkohtaista raporttia eli budjetoi ja mittaa samoja asioita.

Kun myyntibudjetti on valmis, melkein kaikki muu tuloslaskelmaan tuleva voidaan laskea sen perusteella. Myyntibudjettiin liittyy tieto toimitettavien tuotteiden tai projektien tuloutusten aikatauluista, joista voidaan johtaa kuukaudet, jolloin myynti muuttuu liikevaihdoksi.

Eri skenaariot

 Budjetoinnin haastetta voi helpottaa rakentamalla kolme eri skenaariota;

  • Best case
  • Base case
  • Worst case

Näistä best case sisältää kaikkien odotusten toteutumisen optimaalisella tavalla. Kun tästä karsitaan niin sanotut toivotaan, toivotaan -tapaukset, jää jäljelle base case, minkä pitäisikin päätyä viralliseksi budjetiksi. Worst case rakennetaan niin, että varmaltakin tuntuvat kaupat oletetaan toteutuvan vain osittain. Tämän huonoimman vaihtoehdon läpikäynti muuttaa usein base casen realistisemmaksi.

Numeroina esitetty tavoite

Budjetti on osa pidemmän ajan visiota ja olennainen johdon työväline. Sen pohjalta voidaan suunnitella resursseja ja ohjata yrityksen toimintaa. Kun toteutunutta verrataan budjettiin koko ajan, voidaan poikkeamiin reagoida heti. Nykyisessä yritysmaailmassa tämäkin voi olla hidasta; aktiivisella ennustamisella voidaan saada vielä aiemmin tietoa mahdollisesta muutostarpeesta.

Systemaattisesti tehtynä budjetti on numeroina esitetty näkemys yrityksen tulevaisuuden tavoitteista. Jos haluat apua budjetointiprosessin rakentamisessa, ota yhteyttä.